¿Qué es la gestión de documentos?

La palabra gestión de documentos describe el proceso de captura, almacenamiento y recuperación de versiones electrónicas de documentos que antes estaban en papel, a través de PDF, archivos de procesamiento de textos e imágenes digitales.

Para gestionar sus documentos digitales y beneficiarse de la seguridad adicional, el control de acceso, el almacenamiento centralizado y las opciones de búsqueda y recuperación racionalizadas, muchas empresas hacen uso de herramientas y sistemas de gestión de documentos.

¿Quiere convertir esos anticuados documentos en papel en digitales? Usted podría ser la última víctima de la revolución de la transformación digital. Descubra cómo podemos ayudarle.

¿Cuáles son las ventajas de los sistemas de gestión documental?

En comparación con el procesamiento manual de los archivos físicos, el software de gestión de documentos reduce los costes, el riesgo de errores humanos, de daños físicos, los problemas de recuperación y proporciona un espacio de almacenamiento prácticamente ilimitado.

Aunque la mayoría de las organizaciones todavía poseen sistemas de archivo físico para almacenar documentos en papel, éstos son cada vez menos comunes, ya que la mayoría de los documentos se producen ahora digitalmente antes de ser impresos en papel, sólo si es necesario.

Gracias al uso de metadatos (información que incluye: título, descripción y fecha de almacenamiento), los sistemas de gestión de documentos agilizan los flujos de trabajo en torno a los documentos digitales al proporcionar:

• Facilidad de indexación para la búsqueda y recuperación, reduciendo el tiempo necesario para encontrar los documentos adecuados.
• Mayor seguridad: mediante el control de acceso y los derechos de edición para proteger la información confidencial.
• Aumento de la colaboración, al permitir que varios usuarios trabajen en los documentos al mismo tiempo mientras el sistema supervisa los cambios y el historial.
• Control de versiones: para que los usuarios puedan supervisar los cambios y la validez a lo largo del tiempo.
• Los sistemas de gestión de documentos son una solución temprana para el almacenamiento y la gestión de archivos físicos.

La Gestión de Activos Digitales es una clase más avanzada de software construida para gestionar todo tipo de archivos (específicamente medios ricos) para mantenerse al día con las necesidades digitales en constante evolución de las empresas de hoy en día.